Datensätze: Wie KI Daten in unstrukturierten E-Mails erkennt und Prozesse beschleunigt

Donnerstag, 22.05.2025

Kundendaten, Auftragsdaten, Zahlungsdaten – eine Fülle an Informationen in E-Mails, die häufig unstrukturiert übermittelt wird. Die manuelle Verarbeitung der Angaben führt zu Fehlern oder Verzögerungen in der Mail-Bearbeitung. Moderne KI-Technologien bieten hier eine smarte Lösung: Sie erkennen Datenfelder automatisch, wandeln sie in strukturierte und als Variablen nutzbare Daten um und stoßen Prozesse in Drittsystemen an. So gewinnen Unternehmen Übersicht, Schnelligkeit und Effizienz im E-Mail-Management.

Daten, Daten, Daten

Kundenservicemitarbeiter hantieren jeden Tag mit Datensätzen. Es geht um Änderungen an Adressen, Kontoverbindungen, Rechnungen und vieles mehr. Ihre Mitarbeiter müssen die Daten in frei formulierten Kundenmails erkennen, auf Vollständigkeit und offensichtliche Fehler überprüfen, und manuell für anzustoßende Prozesse aufbereiten.

Hier setzt die KI an. Sie analysiert die E-Mails und bereitet enthaltene Informationen für den Sachbearbeiter auf. Alle identifizierten Elemente eines Datensatzes stehen anschließend als Variablen zur Verfügung, zur Nutzung in der Korrespondenz mit dem Kunden wie auch zur Weiterverarbeitung in Drittsystemen (CRM, ERP, Warenwirtschaft).

So hilft KI im Datenmanagement von E-Mails: 

• Übersicht für Agent:innen: Wichtige Informationen werden direkt sichtbar – klar strukturiert in Formularfeldern.
• Weniger manuelle Arbeit: Agent:innen müssen keine Daten aus dem E-Mail-Text herauskopieren oder in anderen Systemen suchen.
• Automatische Prozesse starten: Identifizierte Datensätze werden über Schnittstellen in nachgelagerte Systeme übernommen wie auch für automatische Rückfragen oder Bestätigungen an den Kunden verwendet.

Beispiele aus der Praxis:

1. Energieversorger – Änderung des monatlichen Abschlags

Kunden-E-Mail: Ich möchte für unseren Stromvertrag den monatlichen Abschlag auf 130 € erhöhen. MfG Klaus Kunde (kdnr 20009281728)

KI-Lösung: Die KI analysiert die Mail und präsentiert den vollständigen Datensatz im Editor:

Bild: Vertragsänderungen tabellarisch aufbereitet per KI.

Die extrahierten Daten werden Variablen zugeordnet und können so per Webhook oder API an die Kundenverwaltungssoftware übergeben werden. Der Kunde wird automatisch über die erfolgte Änderung in Kenntnis gesetzt.

2. KfZ-Versicherung

Kunden-E-Mail: Hallo, ich ziehe zum Monatswechsel innerhalb vom Kiez um. Meine VSNR ist die 123060563289. Alte Adresse: Köpenicker 158 in 12683 Berlin. Nun um die Ecke in die Elsenallee 8, gleichfalls PLZ 12683. Gruß, Fritz E. Flink

KI-Lösung: Die KI erkennt die Adressänderung am selben Ort. Sie zieht die Daten aus der Mail und weist sie Variablen für die Übergabe an die Drittsoftware zu. Der Kunde wird über die vollzogene Adressänderung automatisch informiert.

Bild: Adressänderungen tabellarisch zusammengefasst per KI.

3. Versandhandel – Kontoverbindung für Rückzahlung

Kunden-E-Mail: Anstatt des Gutscheins über 45 EUR bitte ich um Überweisung des Betrages auf mein Konto bei der Musterbank. IBAN lautet: DE1220055501122678. Bitte notieren Sie Bestellung 2025-34393 als Verwendungszweck. LG, Coco Lores

KI-Lösung: Auch hier extrahiert die KI die für eine Überweisung benötigten Daten und liefert sie per Webhook an die Buchhaltungssoftware weiter.

Bild: Erstattungswünsche auf einen Blick.

Fazit:

Mit KI-gestützter Datenerkennung lassen sich selbst hohe Mengen an eingehenden E-Mails zuverlässig und strukturiert verarbeiten. Elemente von Datensätzen werden automatisch erkannt, zugeordnet und an Drittsysteme zur Weiterverarbeitung übergeben – ganz ohne manuelles Zutun.