email web gitter 1920x450

E-Mail Management

Lösungen zur effektiven Unterstützung Ihrer Kunden­kommunikation

INEXSO stellt neueste Version ERM 11 vor. Vereinbaren Sie eine Präsentation

Probleme mit der E-Mail Flut?

Block mit langer, handgezeichneter Strichliste. Daneben ein kurzer Bleistift.

Sie bearbeiten E-Mail-Anfragen Ihrer Kunden mit Outlook, Groupwise oder Notes? Dann kennen Sie die Ein­schränkungen, die diese Programme mit sich bringen, wenn Sie damit Gruppen­adressen wie info@, service@ etc. bearbeiten. Die Standard-Mail­programme wurden nicht dafür entwickelt, Anfragen auf Teams zu verteilen oder die Bearbeitung zu unterstützen. So führt die Suche nach einer Mail schon mal zur unfreiwillig langen Kaffee­pause. Und Auswertungs­möglich­keiten jenseits der Strich­liste gibt es schon gar nicht.

E-Mail Management

Abhilfe schafft INEXSO ERM, die web­basierte Software für E-Mail Response Management. Bei minimalem Inte­grations­aufwand ermöglicht sie schnelle, kosten­günstige und qualitativ hoch­wertige Mail­bearbeitung. INEXSO ERM ist interessant für Unter­nehmen aller Größen, die ihren Kunden­service optimieren wollen. Alles, was Ihre Mitarbeiter dafür benötigen, ist ein Browser.

Vernetzung vieler Elemente z.B Umschlag, die Teil der E-Mail Kommunikation sind.

Response Management ist definitiv ein Thema für den Mittelstand. Der Wettbewerb ist nur einen Klick entfernt, wenn ich den Kunden nicht durch Service zu binden weiß.
Arnd Woitschik, Geschäftsführer der Kohl Automobile, Aachen

Effektive Unterstützung

email management workflow

Geht eine E-Mail im INEXSO ERM ein, so wird der Be­arbeitungs­prozess durch zahl­lose Funktionen unter­stützt, unter anderem:

  • Analyse und Routing der E-Mail nach Thema und Dringlich­keit (Parser)
  • Zuweisung an geeignete und verfügbare Mit­arbeiter (Mail Push)
  • Auslösen von Aktionen (z.B. Kategorie, Sprache, Priorität, Status setzen)
  • Bereit­stellung von Zusatz­informationen (Kontakt­historie, ggf. Daten­anreicherung aus CRM)
  • Personalisierung und Antwort­vorschläge (Best Response, Wissens­datenbank)
  • Qualitäts­kontrolle, Versand und Archivierung (Mailarchiv)
  • Analyse-, Monitoring- und Reporting-Funktionen (Controlling)

Sehen Sie die ganze Bandbreite von Funktionen Online-Demo anfordern

Eine Software, zwei Gewinner

In sehr kurzer Zeit führen Sie mit INEXSO ERM ein Response Management System ein, welches gleicher­maßen Ihren Kunden­service entlastet und die Kunden­zufriedenheit steigert.

  • Kostensenkung durch effizientere Prozesse
  • Return-on-invest innerhalb weniger Monate
  • Entlastung Ihrer Mitarbeiter von wieder­holenden Arbeiten
  • Schnellerer und konsistenterer Kunden­service
  • Nachvoll­ziehbarkeit aller Bearbeitungs­schritte

Lächelnder Mann im Call-Center, der seinen Daumen nach oben hält.

DER Touristik ist deut­sch­er Mar­kt­füh­rer für in­di­vi­du­ell kom­bi­nier­te Bau­stein­rei­sen. INEXSO ERM ist Soft­ware der Wahl für das Mana­ge­ment der Kun­den­korr­es­pon­denz.

Weitere Referenzen

Puzzle Icon

Schnittstellen zu Drittsystemen

Kein Thema! Wir verbinden Ihre vorhandenen Systeme mit dem INEXSO ERM. Egal, ob Midoco, CRM, Waren­wirtschaft, Personal­einsatz­planung, Telefon­anlage.

Fragen Sie uns nach mehr Informationen

Ga­ran­tier­te Vor­tei­le

Mit INEXSO set­zen Sie auf ei­nen ver­läss­lich­en Par­tner. So­viel ist schon mal sich­er.

  • Allgemeine Vorteile Schnelle Amortisation 192x192px

    Schneller ROI

    Ihr Ein­kauf freut sich über In­ves­ti­ti­onen, die sich in je­dem Fall rech­nen.

  • Allgemeine Vorteile Einfache Integration 192x192px

    Einfache IT-Integration

    Mo­der­ne Schnitt­stel­len sind die Grund­la­ge für sehr über­schau­ba­re Pro­jek­te.

  • Allgemeine Vorteile Entlastung Ihrer IT 192x192px

    Web-Ad­mi­nis­tra­ti­on

    Ihr Service-Team kann viele Aufgaben autonom von der IT-Abteilung administrieren.

  • Allgemeine Vorteile Individuelles Customizing 192x192px

    Soft­ware-Cust­omizing

    Preis­wert wie ei­ne Stan­dard-Soft­ware, flex­ibel wie ei­ne In­di­vi­dual-Ent­wick­lung.

  • Allgemeine Vorteile Inhaber gefuehrt 192x192px

    In­ha­berge­führt

    Als inhabergeführtes Unternehmen hat INEXSO mehr Kundennähe, agiert schneller und flexibler.

  • Allgemeine Vorteile Made in Germany 192x192px

    Made in Ger­ma­ny

    Sämt­li­che Dienst­leis­tun­gen von INEXSO wer­den aus­schlie­ß­lich in Deutsch­land er­bracht

Starten Sie mit INEXSO ERM Demo anfordern

  • Optimierung der Support-Prozesse

    INEXSO ERM erlaubt die Verwaltung von tausenden Mailboxen und unterstützt die Bearbeitung von mehreren 100.000 E-Mails im Monat durch hunderte zeitgleich arbeitende Servicemitarbeiter. Die E-Mail Response Software regelt die Kommunikation von Interessenten und Kunden, aber auch Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern mit dem Service-Center, dem Beschwerdemanagement oder dem IT-Helpdesk.

    Vor der Bearbeitung durch Sachbearbeiter / Service Agents werden E-Mails vorbereitet. Unerwünschte Nachrichten wie Spam- oder Systemnachrichten werden in den Papierkorb verworfen. Sog. Parser durchsuchen nach definierten Inhalten. So können Formularmails, Beschwerden oder Mails von einem Fax-Gateway spezifisch dargestellt und aufgrund erkannter Termine priorisiert werden. Über Schnittstellen zu Drittsystemen wie CRM, ERP, Warenwirtschaft können Vorgänge mit Daten zum Kunden oder Auftrag angereichert werden. Für eine performante Suche durchlaufen alle Textinhalte eine Indexierung.

    Die Bearbeitung der E-Mails in einem Response Management System erfolgt in vielen Punkten automatisiert. Das Ticketing startet standardisierte Workflows und kann ggf. ganze Szenarien ausführen. Inhalteabhängig wird der E-Mail Empfang bestätigt und in Teilen vollautomatisch mit Hilfe von flexibel einbindbaren KI-/AI-Systemen beantwortet. Die übrigen E-Mails werden nach Erkennung der Mailinhalte an definierte Teams geroutet, nach Bedarf priorisiert und über dynamisch selbstregelnde Mechanismen skillbasiert auf angemeldete Sachbearbeiter gepusht. Eine Wissens­datenbank steuert die korrekte Anrede sowie passende Antwortvorschläge bei. Die Kundenkommunikation ist über Analyse, Monitoring und Reporting nachvollziehbar und auswertbar. Qualitäts­standards und ServiceLevel werden eingehalten.

  • Standard E-Mail Clients: Outlook / Exchange, Notes, Groupwise

    Die häufigsten Standard E-Mail Programme sind Bestandteil von Group­ware Lösungen führender Softwareanbieter wie Microsoft,  IBM oder Micro Focus (ehemals Novell). Diese sog. Clients wurden in den 90er Jahren zum Empfangen und Versenden von persönlichen E-Mails entwickelt. Bis heute sind die Programme nicht darauf ausgelegt, hochfrequentierte Postfächer, z.B. Pool- und Teamadressen wie info@, sales@, service@ sinnvoll zu unterstützen. So wird die Bearbeitungsgeschwindigkeit bei gängigen E-Mail Clients bereits bei einer Ordnergröße ab 10 GB beeinträchtigt. Dies entsprach Mitte der 90er Jahre noch bis zu 3 Millionen Plaintext E-Mails. Aktuell entspricht das nicht mehr als z.B. 5.000  HTML Beschwerde E-Mails mit mehreren hochauflösenden Fotos im Anhang. Dadurch wird die Suche im Mailarchiv sehr langsam, wenn im Kundenservice monatlich zehntausende E-Mails eingehen.

  • Alternative Lösung: E-Mail Response Management (ERM)

    Kurz vor der Jahrtausendwende kamen Software Lösungen auf den Markt, die auf Massenbearbeitung von E-Mails ausgelegt waren. 1998 wurde im niedersächsischen Oldenburg die erste deutsche Lösung vorgestellt. Aus der ursprünglich als CANBOX präsentierten Response Management Lösung wurde 2002 INEXSO ERM, eine hochperformante Software. Diese kann On-Premises betrieben oder in der deutschen Cloud gehostet werden.
  • Schnelle Einführung der Response Management Lösung

    Entscheidungsgrundlage ist in der Regel eine Live-Präsentation. Der Zugang zu einer Testumgebung und der Kontakt zu einem Referenzkunden ist empfehlenswert. Ein Standard Response Management ohne Schnittstellen ist innerhalb von einem Monat produktiv. Der ROI ist binnen Monaten erreicht

  • E-Mail statt komplexer Telefonkommunikation

    In großen Service-Centern ist eine soziale Distanzierung nur schwer zu realisieren. Liegt der Schwerpunkt der Kommunikation auf dem Telefon, ist eine Verlagerung der Mitarbeiter in das Homeoffice nicht einfach umzusetzen. Ganz anders sieht es mit webbasierten Lösungen aus. Ihre Mitarbeiter benötigen nichts als einen Internetzugang. E-Mail-Management erleichtert Ihnen die Kundenkommunikation. Die Bearbeitung wiederkehrende Anfrageninhalte lässt sich leicht automatisieren. Mithilfe eines Ticketsystems und intelligenten Algorithmen landen die Serviceanfragen ganz automatisch und aufbereitet auf ihrem Arbeitsplatz. Attribut-Zuweisungen ermöglichen eine skillbasierte Zuordnung und bieten dem Kunden den optimalen Support.