So wickeln Sie Zubuchungen zuverlässig ab

Mittwoch, 14.01.2026

Eine typische Situation aus dem Touristikalltag: Die Buchung steht – und dann kommen noch kurzfristige Wünsche per E-Mail rein. Kein Problem, wenn Sie strukturiert vorgehen und die richtigen Tools nutzen. Mit E-Mail-Management und KI behalten Sie den Überblick und sorgen gleichzeitig für zufriedene Kunden.

Die Ausgangslage –was fällt alles unter Zubuchung?

Im Regelfall liegen zwischen Reisebuchung und -antritt mehrere Wochen bis Monate. Genug Zeit also, sich nochmal die Reisepläne durch den Kopf gehen zu lassen. Daher verwundert es auch nicht, wenn sich ein Kunde wenige Wochen vor dem eigentlichen Urlaub mit Zusatzwünschen oder Änderungen meldet. So kann es sein, dass der Kunde doch noch den Transfer oder das Rail&Fly-Ticket der bestehenden Buchung hinzufügen möchte.

Bei einer Zubuchung werden häufig Komfort- oder Anreisekomponenten ergänzt. Die Hauptbuchung bleibt jedoch unverändert.

Der Ablauf – welche Schritte sind nötig?

Mal eben ein Zusatzgepäck buchen oder das Rail&Fly-Ticket. Wenn es doch nur so einfach wäre! Doch eine Zubuchung erfordert Genauigkeit in allen Teilschritten, damit auch ja nichts übersehen wird und am Ende alles klappt. So gibt es beiunterschiedlichen Anliegen (Versicherungen vs. Rail&Fly vs. Zusatzgepäck) unterschiedliche Fristen und Bedingungen, die zu beachten sind. 

Wie gut, wenn hier eine smarte E-Mail-Management-Software wie das INEXSO ERM Sie auch in stressigen Zeiten unterstützt.

 Zubuchungscheckliste. Damit alles zur Zufriedenheit des Kunden abläuft, gilt es, einige Schritte zu beachten.

 Die Tools – so sind flexible Zubuchungen kein Problem

Springen wir gedanklich zurück zu unserem Beispiel der Familie Müller aus den letzten Artikeln. Wir erinnern uns: Ehepaar Müller hat nach ausführlicher Beratung einen Luxusurlaub auf den Malediven gebucht. Nun, sechs Wochen vor Abreise sind den beiden noch einige Sonderwünsche eingefallen, die sie gerne zum bestehenden Paket dazubuchen möchten. Dazu antwortet Frau Müller auf die von Ihnen, dem Reiseveranstalter oder -vermittler - versendete Buchungsbestätigung:

Betreff: Re: Ihre Buchungsbestätigung –Vorgang 835612946

Sehr geehrter Herr Schmidt,

mein Mann und ich möchten fragen, ob wir noch ein paar Anpassungen an unserer bevorstehenden Reise vornehmen können?

Unsere Tochter ist nach Hamburg umgezogen und kann uns daher nicht zum Flughafen nach Frankfurt fahren. Können Sie uns ein Rail&Fly-Ticket 1. Klasse von Göttignen nach Frankfurt Airport dazu buchen?

Ich habe außerdem gelesen, dass es am Urlaubsort Mantarochen geben soll. Können Sie unser Reisegepäck um meine Tauchausrüstung erweitern?

Vielen Dank im Voraus!

Anna und Frank Müller

Gehen wir den Vorgang Müller nun anhand der obigen Checkliste einmal durch:

1. Anfrage prüfen

Zunächst gilt es, alle relevanten Informationen zu erfassen. Anliegen, Buchungsnummer, Reisedatum, Kundennamen etc.

KI-Nachfrage

In der Mail spricht Frau Müller zwar von Tauchausrüstung, gibt aber nicht die Maße und Gewichte des zusätzlichen Gepäcks mit. Natürlich könnten Sie die Informationen manuell nachfragen. Allerdings geht es auch einfacher: Wer unserer Artikelserie von Anfang an folgt, ist bereits mit unserem INEXSO-KI-Assistenten vertraut. Dieser erkennt automatisch die fehlenden Angaben und bereitet eine gezielte Nachfrage vor:

Betreff: Re:Re: Ihre Buchungsbestätigung - Vorgang 835612946

Sehr geehrte Frau Müller,

wir haben Ihren Zubuchungswunsch erhalten. Damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können, benötigen wir noch die genauen Maße<, das Gewicht und die Art der Tauchausrüstung (z. B. Tauchanzug, Atemregler, Taucherlampe etc.). Wir empfehlen, schwere Ausrüstungsteile wie Tauchflasche und Blei vor Ort auszuleihen. Beachten Sie bei der Planung bitte auch weitere Sicherheitsvorgaben. Alle Informationen finden Sie unter folgendem Link… 

Smarte Checklisten

Auch kann der INEXSO-KI-Assistent praktische Checklisten im Stichpunktformat erstellen, auf denen alle relevanten Informationen gelistet sind.Selbst Schreibfehler wie "Göttignen" wandelt die KI in die jeweilige korrekte Angabe um. In unserem Fall könnte eine Checkliste z. B. so aussehen:

• Kunde: Anna und Frank Müller
• Vorgangs-Nr.: 835612946
• Zubuchungswünsche:

  •  Rail&Fly von Göttingen nach Frankfurt Airport, 1. Klasse für Frau und Herrn Müller

  • Tauchausrüstung–Zusatzgepäckfür Frau Müller

So können Sie auf einen Blick sehen, welche Zusatzleistungen konkret gewünscht sind, und ob die Leistungen für alle Reiseteilnehmer oder nur für bestimmte Personen gebucht werden sollen.

Frau Müller hat Ihnen auf Nachfrage (s. oben)alle Informationen zur Taucherausrüstung mitgeteilt.Der INEXSO-KI-Assistent nutzt nun diese und alle bekannten Informationen und erstellt eine Liste mit den nötigen To Do's:

• Frist zur Buchung der Rail&Fly-Tickets prüfen
• Frist und Vorgaben zur Buchung des Sondergepäckstücks prüfen
• Eigenständige Zubuchung Rail&Fly oder über Partner
• Ggf. Gepäckzubuchung (und -maße) bei Airline nachfragen

2. Buchungsstatus und mögliche Fristen prüfen

Nun öffnen Sie die Reise in Ihrem Buchungssystem und klären die grundsätzliche Machbarkeit:

• Wann reist der Kunde?
• Sind Zusatzleistungen noch zubuchbar oder wurden bereits Fristen überschritten?
• Lässt sich die Zubuchung direkt über Ihr System vornehmen oder ist eine manuelle Bearbeitung über Airline oder Partner erforderlich?

Besonders wichtig ist die Prüfung der Fristen. Denn hier kann es je nach Partnerairline deutliche Unterschiede geben!

• Rail&Fly: Hier variieren die Fristen je nach Airline. Manche ermöglichen eine Zubuchung des Zugtickets wenige Tage bis Stunden vor Abreise. Bei anderen sind es bis zu 28 Tage vor dem Flug. Wieder andere setzen die Frist auf 8 Wochen vor Urlaubsbeginn.
• Zusatz-/Sondergepäck:Auch in diesem Fall sind die Fristen stark von den jeweiligen Airlines abhängig. I. d. R. variieren sie zwischen 24 h und 72 h. Bei manchen Airlines muss eine Anmeldung jedoch auch bis zu 4 Tage vor Abflug stattfinden.

Makro

Um also keine wertvolle Zeit zu verlieren, sollte das Nachfragen bei der jeweiligen Airline so schnell und einfach wie nur möglich sein. Dafür bieten sich sog. Makros an. Mit einem einzigen Klick können hier mehrere Aufgaben ausgeführt werden. In unserem Fall könnte z.B. ein Makro namens "Rail&Fly" zum Tragen kommen. Mit dem Makro wird eine Eingangsbestätigung an Frau Müller verschickt sowie eine standardisierte Mail an die zuständige Stelle der Airline (z.B. railandfly@airline24). Die jeweiligen Kundendaten werden zuvor automatisch - per Schnittstelle zum Buchungssystem - an den Platzhaltern in derMail eingefügt. Ruck zuck ist die Nachfrage versendet!

Textbaustein 

In einem zweiten Schritt fragen Sie bei gepaeckservice@airline24 nach, ob Sie das Sondergepäck zubuchen dürfen. Sie möchten auch gleich die Spezifikationen (Maße, Gewicht, Art der Ausrüstung) mitgeben, damit es der Airline-Mitarbeiter leichter hat, Ihre Anfrage zu bearbeiten.Um Zeit beim Tippen zu sparen, nutzen Sie den Textbaustein "Tauchgepäck". Natürlich müssen hier noch die Spezifikationen von Frau Müllers Taucherausrüstung eingetragen werden. Damit Sie das nicht vergessen, öffnet sich beim Klick auf den Textbaustein automatisch ein Pop-up Fenster. Hier tragen Sie einfach die Maße etc. ein und fertig ist die Mail.

Notizen-Funktion

Nachdem Sie die E-Mails an die Airline verschickt haben, dokumentieren Sie den aktuellen Status der Bearbeitung noch im System. Das hilft Ihnen bei Rückfragen und sorgt dafür, dass auch Kollegen den Vorgang auf einen Blick erfassen können:

01.08.2025 – Anfrage Rail&Fly (1. Klasse), Sondergepäck Tauchausrüstung (28 kg). – [Uwe Schmidt]

3. Preise und Bedingungen ermitteln

Nun geht es ans Eingemachte: Was kostet die gewünschte Zusatzleistung? Rufen Sie im System oder in der Airline-Maske (z. B. Amadeus, Iris Plus) den aktuellen Preis ab. Dabei gilt es zu prüfen:

• Wie hoch ist der Preis pro Person?

• Fallen Zahlungsfristen oder zusätzliche Gebühren an?

• Wie ändert sich der Gesamtpreis?

Wie Sie feststellen, hat Familie Müller Glück. Die Zubuchung von Rail & Fly in der 1. Klasse ist möglich und auch das Tauchgepäck kann problemlos von Ihnen bei der Airline angefragt und dazugebucht werden. Beides kommt natürlich mit einem Aufpreis daher. Bevor Sie die Buchung ergänzen, gilt es jetzt, die ausdrückliche schriftliche Zustimmung von Frau Müller einzuholen.

4. Kundenkommunikation – das Angebot erstellen

Hier kommt das INEXSO ERM wieder ins Spiel. Die Rückantworten zu Rail & Fly sowie zum Sondergepäck sind automatisch Ihrem Vorgang "Müller" zugeordnet. Etwaige mitgesendete Dokumente können mailübergreifend eingesehen und von Ihnen direkt an Frau Müller weitergeleitet werden:

Sehr geehrte Frau Müller, 

vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir haben Ihre gewünschten Zusatzleistungen geprüft.

Die Zubuchung eines Rail&Fly-Tickets von Göttingen nach Frankfurt Airport ist möglich. Für die 1. Klasse beträgt der Aufpreis 70 € pro Person.

Die Erweiterung Ihres Reisegepäcks um Ihre Tauchausrüstung ist ebenfalls möglich. Der Preis für das Sondergepäck beträgt200 € pro Strecke. Im Anhang finden Sie zudem die Sicherheitshinweise der Airline.

Bitte bestätigen Sie uns innerhalb von 24 h, ob wir die Leistungen verbindlich hinzufügen dürfen....

Reminder-Option

Da der Platz im Frachtraum begrenzt ist, hat Ihr Ansprechpartner bei der Airline um zügige Rückmeldung gebeten. Damit nun nichts schiefgeht, legen Sie eine Reminder-Option an: Meldet sich Frau Müller innerhalb von 24 h nicht bei Ihnen, geht eine freundliche Nachfassmail raus. So verhindern Sie unnötigen Stress auf beiden Seiten – bei Ihnen und Ehepaar Müller.

5. Zubuchung im System durchführen

Nach Erhalt der Kundenbestätigung können Sie dieeigentliche Buchung vornehmen. Sie rufen den Vorgang auf, geben alle Angaben korrekt im Buchungssystem einund lassen sich eine neue Buchungsbestätigung generieren. Nun können Sie Frau Müller die freudige Nachricht überbringen.

6. Neue Reisebestätigung und Rechnung erstellen

Nach erfolgreicher Zubuchung generieren Sie die neuen Unterlagen im Buchungssystem: aktualisierte Buchungs-/Reisebestätigung, Rechnung, Flug-/Gepäck-Voucher sowie die Bahntickets. Dabei kontrollieren Sie:

• Erscheint die Zusatzleistung korrekt auf dem Dokument?
• Ist der Gesamtpreis richtig summiert?

Sie versenden die aktualisierte Buchungsbestätigung inkl. aller Unterlagen direkt aus dem Buchungssystem. Zudem wird die – dank Schnittstelle über INEXSO versendete - Bestätigungsmail im ERM mit der Kontakthistorie des Kunden verknüpft, um jegliche Korrespondenz an einem Ort zu haben.

7. Zahlung und Fristen kommunizieren

Zu guter Letzt kommunizieren Sie noch klar die Zahlungsfrist:

Bitte begleichen Sie den offenen Betrag von 340 € bis spätestens 10.08.25

Folgende Zahlungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Per Rechnung an:

Inhaber: Reise24 GmbH

IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90

BIC: BANKDEFFXXX

Verwendungszweck: 835612946

Über eine Schnittstelle zum Buchungssystem können benötigte Daten über Variablen automatisch eingefügt werden – Sie müssen es nicht manuell nachschlagen oder eintippen.

Notizen-Funktion

Nachdem alle Schritte abgewickelt sind, wird die Dokumentation noch um den aktuellen Stand ergänzt:

01.08.2025 – Anfrage Rail&Fly (1. Klasse), Sondergepäck Tauchausrüstung (28 kg). – [Uwe Schmidt]

03.08.2025 – Leistungen hinzugefügt. Kosten:70 € p. P. für Rail&Fly, 200 € für Tauchgepäck. Bestätigung versendet. Zahlung offen; Frist10.08.2025. – [Uwe Schmidt]

Fazit: Mit System zum Erfolg

Zubuchungen gehören zum Tagesgeschäft. Mit der richtigen Systematik und intelligenten ERM-Tools werden sie zur Routine statt zur Stolperfalle. Die Kombination aus automatisierten Checklisten, KI-gestützten Nachfragen und -Textbausteinen nimmt Ihnen repetitive Arbeit ab und gibt Ihnen die Sicherheit, nichts zu übersehen. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die persönliche Betreuung Ihrer Kunden und deren perfekten Urlaub.