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Den Überblick bei der Reisebuchung behalten – so geht’s!

Nach der Reiseberatung folgt die Buchung. Wer meint, dass hier nichts mehr schiefgehen kann, liegt falsch. Auch beim Buchungsprozess gilt es, die Kommunikation auf einem Top-Niveau zu halten. Schließlich möchten Sie Ihrem Kunden die Bestätigung geben, dass er sich für den richtigen Reiseveranstalter entschieden hat. Vertrauen ist also alles. Wie kann eine Mail Management Software in Verbindung mit KI helfen?

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Foto: Reisebuchung und Optionierung. - Carolin Krieger via Canva.

Die Ausgangslage – verschiedene Bedürfnisse, verschiedene Kanäle

Die Buchung einer Reise findet nicht immer im Reisebüro oder online statt. Es gibt zahlreiche Gründe, warum eine Kundin per Mail eine Buchung anfordert.

Vielleicht erfolgt bereits die Beratung per E-Mail, wie dies bei komplexen Reisen gern der Fall sein kann. Oder weniger technikaffine Kunden sind schlicht mit der Online-Buchung überfordert. D. h., diese Kunden schauen sich zwar Angebote über die Website an, trauen sich dann aber nicht an die Online-Abwicklung der Bezahlung. Oder die Kunden können nicht im Internet bezahlen, da sie weder Kreditkarte noch PayPal etc. haben. In diesem Fall sind die Buchung per Mail und die Bezahlung auf Rechnung eine willkommene Erleichterung.

 

Der Ablauf– Schritt für Schritt zum Traumurlaub

Ganz egal, aus welchem Grund ein Kunde Sie per Mail um die Buchung bittet, wichtig ist, nichts zu vergessen, ein korrektes Angebot zu erstellen und v.a. dem Kunden im gesamten Buchungsprozess Souveränität, Sicherheit und Vertrauen zu vermitteln. Immerhin wollen Sie, dass der Kunde das Gefühl bekommt, eine richtige Entscheidung getroffen zu haben.

 

Bei betreuungsintensiven Kunden oder komplexen Reisen ist die Buchung nicht mit einem Klick abgeschlossen. Den Kunden hier zu begleiten und Souveränität auszustrahlen, ist essenziell.

 

Die Tools – so gelingt eine gute Kundenbetreuung

Mit einer smarten E-Mail-Management-Software wie dem INEXSO ERM können Sie Ihre Kunden entlang des gesamten Buchungsprozesses zuverlässig begleiten.

Springen wir gedanklich einmal zurück zu unserem Beispiel aus dem letzten Artikel. Im Beispiel haben Sie sich viel Zeit genommen, das Ehepaar Müller zu beraten. Nun steht der eigentliche Buchungsprozess bevor:

1.Buchungsanfragen prüfen

Frau Müller hat Ihnen folgende Buchungsanfrage per Mail geschickt:

 

Betreff: Buchungsanfrage Villa für zwei Personen mit Sonderwünschen

Sehr geehrter Herr Schmidt,

vielen Dank für die umfassende Beratung. Mein Mann und ich haben uns nun bezüglich unseres Urlaubs entschieden. Wir möchten vom 30.09.-14.09.gerne die Villa in Ihrem Luxusresort auf den Malediven buchen. Mit folgenden Sonderwünschen:

Für unseren Aufenthalt benötigen wir einen barrierefreien Zugang zur Villa. Außerdem wären wir Ihnen dankbar, wenn Sie einen privaten Transfer vom Flughafen zum Resort für uns organisieren könnten.

Bezüglich der Verpflegung hätten wir gerne einen täglichen Frühstücksservice direkt in unserer Villa. Für die Hauptmahlzeiten benötigt mein Mann ein diabetikerfreundliches Menü .

Des Weiteren hätten wir gerne ein Wellnesspaket für uns beide als Paar sowie zwei weitere Pakete ausschließlich für mich.

Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob diese Wünsche nach wie vor realisierbar sind, und mir ein entsprechendes Angebot zusenden?

Vielen Dank im Voraus und freundliche Grüße

Anna und Frank Müller

 

Auf den ersten Blick scheint alles klar zu sein, doch bei genauerem Hinsehen ergeben sich drei Unstimmigkeiten. Solche Details können gerne mal im Alltagsstress übersehen werden.

 

Vollständigkeitsprüfung und automatische Nachfrage per KI

Wer genau aufgepasst hat, dem ist Folgendes aufgefallen: Es liegt ein Zahlendreher beim Datum vor und Frau Müller spricht von "der" Villa ohne aber zu nennen, welche genau sie meint („vom 30.09.-14.09. gerne die Villa in Ihrem Luxusresort“). Des Weiteren wünscht Frau Müller einen privaten Transfer bei Reiseankunft. Aber was ist mit der Abreise?

Der INEXSO-KI-Assistent erkennt diese unvollständigen Angaben und bereitet eine gezielte Nachfrage vor:

 

Liebe Frau Müller,

vielen Dank für Ihre Buchungsanfrage. Wir freuen uns, Ihnen einen wunderschönen Malediven-Urlaub zu ermöglichen. Bevor ich Ihnen ein Angebot zuschicken kann, benötige ich noch folgende Informationen:

Welches Reisedatum darf ich für Sie eintragen? In Ihrer Mail schrieben Sie vom 30.09-14.09. Ich gehe davon aus, dass sich hier ein Zahlendreher eingeschlichen hat. Haben Sie als Anreisedatum möglicherweise den 30.08. oder 03.09. gemeint?

Welche unserer Villen (Jellyfish, Starfish, Octopus, Sea Turtle oder Seahorse) möchten Sie buchen? Alle Villen verfügen über Meerblick und dieselbe Ausstattung. Sie unterscheiden sich lediglich im Einrichtungsstil und der Raumaufteilung. Ich habe Ihnen unsere Broschüre verlinkt. Da können Sie sich alle Fotos in Ruhe anschauen.

Möchten Sie auch am Abreisetag einen privaten Transfer vom Resort zum Flughafen? Sie baten nur bei Ankunft um einen Transfer. Ist das so richtig?...

 

2. Angebotserstellung

 

Kurz darauf haben Sie von Frau Müller die korrekten Angaben erhalten und können nun ein Angebot erstellen. Doch die Mail war recht lang. Immer wieder müssen Sie den Text scannen, um auch ja alles zu erfassen. Das geht doch bestimmt einfacher, oder nicht?

 

Smarte Checklisten

Na klar! Der INEXSO-KI-Assistent listet alle wichtigen Infos, wie Reisedatum, Zielgebiet, Hotelname, Zimmerkategorie, Verpflegung, Abflughafen, Flugzeiten, Zusatzleistungen, Anzahl der Reisenden u. a. aus dem Mailtext als übersichtliche stichpunktartige Checkliste auf:

  • 2-Personen

  • Villa "Jellyfish"

  • "Ocean Resort"

  • 03.09.-14.09.

  • barrierefreier Zugang zur Villa

  • privater Flughafentransfer für An- und Abreisetag

  • täglicher Frühstücksservice (8:30 Uhr)

  • Hauptmahlzeiten: diabetikerfreundlich für Herrn Müller

  • 3x Wellnesspakete (2x für Frau Müller, 1x für beide)

 

So sind alle Infos schnell und einfach zu erfassen und Sie vergessen bei der Angebotserstellung keinen Wunsch der Müllers.

 

3.Optionen setzen

Sie haben das Angebot für das Ehepaar Müller mit Kostenvoranschlag erstellt und benötigen nun die explizite Zustimmung der Kunden, bevor gebucht werden darf. Damit das Urlaubspaket in der Zwischenzeit nicht vergriffen ist, legen Sie eine Optionsbuchung an. Die Reise ist nun für 5 Werktage den Müllers vorbehalten. Natürlich wollen Sie die Option schnellstmöglich in eine Festbuchung umwandeln.

 

Reminder-Option

Damit nichts mehr schiefgeht und Frau Müller Ihnen rechtzeitig Rückmeldung gibt, ist eine Erinnerungsmail 2 Tage vor Ablauf der Frist angebracht: Nachdem Sie die Mail mit dem Angebot und der Optionsfrist an das Ehepaar Müller geschickt haben, legen Sie auf den Vorgang eine Reminder-Option an. D. h., für den Fall, dass Frau Müller sich nicht rechtzeitig vor Ablauf der Optionsfrist bei Ihnen meldet, verschickt die Software vollautomatisiert eine Erinnerungsmail. Alternativ können Sie den Vorgang auf Wiedervorlage legen und um eine Notiz (z. B. telefonische Rückfrage (unter +49 …) 12 Std. vor Fristablauf) ergänzen. Wenn sich Frau Müller also 12 Stunden vor Ablauf der Frist immer noch nicht gemeldet hat, kann ein verfügbarer Sachbearbeiter sofort handeln und unter der eingetragenen Telefonnummer anrufen.

 

 

KI-Schreibunterstützung

Für den Fall, dass sich Frau Müller nicht gemeldet hat, verfassen Sie eine freundliche, empathische Nachfassmail. Manchmal macht uns im Arbeitsalltag aber eine Schreibblockade das Leben schwer oder Empathie ist wegen der hohen Arbeitsbelastung gerade einfach nicht drin. Mit dem "Mach schön" wird auch aus einfachen Stichpunkten eine fachlich korrekte, aber individuell verfasste und empathische E-Mail. Hierbei bedient sich die KI neben Ihrem Input auch dem Sprachstil Ihrer Firma sowie dem E-Mail-Verlauf mit dem Kunden, um ein möglichst vollständiges Bild des Falls zu erhalten. So kommt am Ende eine Mail raus, in der Sie sich erkundigen, ob bei Frau Müller alles gut ist, sich weitere Wünsche oder Fragen ergeben haben und das Ehepaar daher nochmal eine Beratung wünscht. Statt Standard-Nachfrage und Einheitsbrei bekommen Frau und Herr Müller so das Gefühl, dass sich jemand persönlich um sie sorgt. Das schafft Vertrauen.

 

4.Buchung vornehmen

Frau Müller meldet sich nach der Reminder-Mail. Es gab einen akuten Notfall bei der Schwiegermutter. Sie bedankt sich für die Erinnerung. Sonst wäre es ihr doch tatsächlich durchgerutscht. Mit dem Angebot ist Ehepaar Müller sehr zufrieden. Die Buchung dürfen Sie nun ausdrücklich vornehmen. Die persönlichen Angaben (Namen, Adressen, Geburtsdaten), um die Sie im Zuge der Angebotserstellung baten, hat Frau Müller auch direkt mitgeschickt. Jetzt steht der Buchung nichts mehr im Wege. Die Buchung wird nun im Buchungssystem angelegt.

 

5.Bestätigung & Kommunikation

Die Buchung hat geklappt! Nun muss Familie Müller noch informiert werden. Die Buchungsbestätigung wird vom Buchungssystem automatisch generiert und – mit passender Schnittstelle – über INEXSO versandt. Hier werden automatisch Parameter des Vorgangs, wie Buchungsnummer, Reiseziel und Zahlungsart, als Variablen für den Mailtext zur Verfügung gestellt. Die Bestätigungsmail wird im INEXSO ERM zudem mit der Kontakthistorie des Kunden verknüpft werden. Antwortet der Kunde auf eben diese Bestätigungsmail mit einer Rückfrage zur Buchung, kann jeder Mailbearbeiter sofort die ursprünglichen Buchungsdaten sehen und kompetent beraten.

Die Schnittstelle zu einem Buchungssystem Ihrer Wahl ermöglicht, dass Sie im INEXSO ERM Mails nach Abreisedatum (Variablen aus dem Buchungssystem) sortieren können.

 

Ein weiterer Vorteil der Kopplung vom INEXSO ERM mit der Buchungssoftware ist, dass nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen geswitcht werden muss. Heißt konkret: Die Buchhaltung sieht direkt im Buchungssystem die Mail-Korrespondenz und weiß, ob sie reagieren muss oder nicht. Ein Beispiel: der Mailbearbeiter hat Familie Müller eine Woche nach Buchungsbestätigung über das INEXSO ERM eine Zahlungserinnerung geschickt. Die Buchhaltung kann dank der Kopplung genau diese Konversation im Buchungssystem sehen und weiß, dass sie Frau Müller nichts mehr schicken muss. So wird doppelte Kommunikation vermieden.

 

Fazit

Die Buchung ist der wohlverdiente Abschluss einer jeden Reiseberatung. Das Vertrauen des Kunden ist gewonnen und alles in trockenen Tüchern. Damit es in der Realität auch wirklich so reibungslos abläuft, lohnt sich der Einsatz einer smarten E-Mail-Management-Software!