Reiseberatung mit System – so gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Kunden

Donnerstag, 27.11.2025

Wie schafft man es, dass Kunden nach der ersten Beratung mit Vertrauen buchen? Wie dokumentiert man Kundenwünsche so, dass jeder Kollege sofort im Bilde ist? Und kann KI in der Beratung wirklich helfen?

Die Reiseberatung sollte persönlich, freundlich und kompetent erfolgen. Bei kleineren Touristikern findet sie oft direkt mit dem Kunden statt. Entweder im Reisebüro vor Ort oder am Telefon. Ebenso kann es sein, dass die Kundin per Kontaktformular ihre Wünsche mitteilt (z. B. Ort, Zeitraum, Budget, Unterkunftsart).

In beiden Fällen erfolgt die Angebotserstellung und Klärung weiterer Detailfragen gerne per Mail.

Die Herausforderungen – dynamische Änderungen

Nehmen wir an, Sie sind ein Touristiker, spezialisiert auf Luxusreisen. Sie bieten verschiedene Villen, Resorts und Wellnesshotels im tropischen Südostasien an. Die Kundin Frau Müller ruft bei Ihnen im Kundenservice an. Sie hat bereits online auf Ihrer Website nach Villen gesucht und eine grobe Vorstellung des gewünschten Urlaubs. Allerdings waren ihr einige Aspekte auf der Homepage nicht klar, weswegen sie jetzt doch zum Hörer gegriffen hat.

Ihr Mitarbeiter klärt nun die Erwartung an den Urlaub.

„Privater Transfer? Gerne. Frühstücksservice? Unbedingt. Infinitypool? Muss nicht. Wellnesspakete? Da muss ich meinen Partnerfragen.“

 

Nach dem ersten Kontakt ergeben sich häufig zusätzliche Anliegen, die im weiteren Beratungsverlauf per Mail geklärt werden. So schwankt Ehepaar Müller nun doch zwischen Malediven und Seychellen. Zudem muss die Villa aufgrund einer akuten Mobilitätseinschränkung barrierefrei zugänglich sein. Dazu kommen Fragen zu den Buffetoptionen, Tischreservierungen im Resortrestaurant sowie Sport- und Wellnessangeboten.

Damit die Klärung solcher Detailfragen nicht in einer manuell aufwändigen "Ping-Pong-Kommunikation"endet, bieten sich smarte E-Mail-Management-Systeme an. Mit Regel- wie auch KI-basierten Automatisierungen lässt sich nicht nur Zeit sparen, sondern auch – und vor allem –die Beratungsqualität verbessern.

Bei Ping-Pong-Kommunikation werden viele Mails hin- und hergeschickt. Das Ergebnis: viel Aufwand, Stress und eine zunehmend unübersichtliche Mailkette.

Die Lösungen – was das INEXSO ERM in der Reiseberatung leisten kann

Das INEXSO ERM, unsere Cloud-Software für Kundenkommunikation, erlaubt neben E-Mail auch die Einbindung weiterer Kanäle und stellt so die kanalübergreifende Kommunikation sicher. Smarte Funktionen, u. a. von der KI, sorgen für eine Unterstützung Ihrer Mitarbeiter:

Notizen-Funktion

Beispiel: Beispiel: Sie haben das o.g. Gespräch mit Frau Müller geführt. Um nun auch bei einem Zuständigkeitswechsel (z. B. Schichtdienst) parat zu haben, was bereits besprochen wurde, können Sie im INEXSO ERM über die Notizen-Funktion alle wichtigen Punkte zum Vorgang eintragen. Der Vorteil? Andere Mitarbeiter sehen direkt, was bereits mit der Kundin besprochen wurde.

Mit der Notizen-Funktion lässt sich alles dokumentieren.

Reminder-Funktion

Beispiel: Eine besonders schöne Villa haben Sie als Option angelegt. Das Angebot geht per E-Mail an Frau Müller. Zugleich wird ein automatischer Reminder aktiviert für den Fall, dass ein Verfall der Optionsfrist droht. So sparen Sie sich einen manuellen Arbeitsschritt.

Automatische Klärung

Beispiel: Frau Müller möchte nun die Villa für zwei Personen buchen, gibt aber nur ihre eigenen Geburtsdaten durch. Der INEXSO-KI-Assistent erkennt, dass die Daten nur für eine Person vorliegen. Er verfasst also eine Mail, in der er nach dem Geburtsdatum der zweiten Person fragt.

Antwort mit Textbausteinen oder freie KI-Antwort

Beispiel: Sie stehen unter Zeitdruck. Jetzt kommt auch noch eine Schreibblockade dazu! Dank des INEXSO-KI-Assistenten müssen Sie nicht zehn Minuten lang grübeln, wie Sie die Antwort am besten formulieren. Sie nutzen die von der KI vorgeschlagenen Textbausteine oder schreiben die fachlichen Informationen einfach als Stichpunkte in den E-Mail-Editor und der KI-Anwendungsfall „Mach schön“ formuliert daraus eine freundliche Antwort. Mit beiden Varianten kommunizieren Sie automatisch gemäß der Corporate Identity.

Intelligente Zusammenfassung von Mailverläufen

Beispiel: Mit der Familie Müller hat sich im Zuge der Beratung ein längerer Mailverlauf ergeben. Weil auch Sie mal Urlaub haben, übernimmt der Kollege Meyer ab nächster Woche die Müllers als Kunden. Dieser will sich natürlich erst mal einen Überblick verschaffen. Mittels KI kann er sich das Wichtigste aus allen bisher geschriebenen Mails in chronologischer Reihenfolge zusammenfassen lassen. So ist er über den gesamten Vorgang im Bilde und kann jederzeit die Kundenbetreuung kompetent übernehmen.

Übersetzung von Anfragen internationaler Kunden

Beispiel: Eine Familie aus den Niederlanden möchte gerne eines Ihrer Luxusresorts buchen. Spezielle Wünsche notiert die Familie im Kontaktformular, darauf vertrauend, dass der Kundenservice Niederländisch versteht. Dem ist leider nicht so. Statt umständlich per Copy/Paste mit einer externen Übersetzungssoftware zu arbeiten, erledigt die KI automatisch die Übersetzung unter Beachtung der Sprachskills des Bearbeiters.

Fazit: Automatisierung schafft Freiraum für echte Beratung

KI ersetzt keine menschliche Interaktion, aber sie unterstützt sie. Lästige Routinearbeiten können einfach und schnell automatisiert werden. Ihre Mitarbeiter gewinnen Zeit für das, was wirklich zählt – die individuelle, kompetente Beratung, die aus Interessenten zufriedene Kunden macht. Ganz nach dem Motto: Beraten, Buchen, Begeistern.