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Mit diesen Tipps knackst Du Schreibblockaden im Kundenservice

Schreibblockaden – lästige Alltagsbegleiter. Wie Du sie überwindest und Dir das Leben mit dem INEXSO ERM leichter machst, erfährst Du hier!

Titelbild Schreibblockade
Foto: Schreibblockaden in der Kundenkommunikation. - Carolin Krieger via ChatGPT.

 

 

Der Kunde wartet, der Cursor im Mail-Editor blinkt – doch der Kopf ist leer. Kennst Du das?

Eine Kundenanfrage liegt im Postfach. Eigentlich ist der Fall klar, aber Dir fehlen die passenden Worte. Du willst professionell und freundlich klingen, nichts falsch und am besten gleich beim ersten Anlauf alles richtig machen. Doch stattdessen: Leere.

Ob Zeitdruck, Vorgaben zur CI-gerechten Formulierung oder persönliche Unsicherheit – Schreibblockaden sind im Kundenservice Alltag.

 

 

Woher kommen Schreibblockaden? 

Man kennt sie noch aus der Schule: die Schreibblockade. Ein steter Begleiter bei Aufsätzen, Klassenarbeiten & Co. Doch auch in der Arbeitswelt sind wir immer wieder dem Druck ausgesetzt, in kurzer Zeit besonders gut formulieren zu müssen. 

Häufig hindern uns Leistungs- oder Zeitdruck, Ängste, Perfektionismus o. ä. daran, klar denken oder formulieren zu können. Die Folge: unser Kopf ist leer und der Bildschirm ebenfalls.

Dieser Zustand kann sich von einigen Sekunden bis mehrere Minuten hinziehen. Doch gerade im Kundenservice geht es um Zeit. Wie also die Schreibblockade überwinden, ohne dafür 20 Minuten zu brauchen?

  

 

 

So löst Du Deine Schreibblockade

 

1. Textbausteine als Starthilfen

Individualisierte Antworten sind Pflicht im Kundenservice. Kein Kunde freut sich über Standardtexte, die kein oder nur wenig Mehrwert beim eigenen Problem bieten. So wichtig individuelle Kommunikation ist, so herausfordernd ist sie für Servicemitarbeiter. Standardtexte in Form von Textbausteinen können jedoch helfen, einen Anfang zu finden.

Gut gepflegte Textbausteine (z. B. für die Begrüßung oder klar definierte Themen) helfen, Routineanfragen schneller zu beantworten. Sie geben Dir ein sicheres Grundgerüst und nehmen Dir die erste Hürde ab: den leeren Bildschirm. Mit Textbausteinen als Basis kannst Du die Antwort weiter individualisieren, sodass sie am Ende perfekt zum Anliegen des Kunden passt.

2. Erst denken, dann schreiben: Stichpunkte & KI nutzen

Schreiben beginnt im Kopf – nicht auf der Tastatur. Sammle in Gedanken zuerst grob, was Du sagen willst. Schreibe dann die drei bis vier wichtigsten Aspekte stichpunktartig im Editor auf. Mit diesen Stichpunkten hast Du Dein Grundgerüst, mit dem Du nun weiter arbeitest: 

  • Entweder formulierst Du selbst aus oder

  • Du nutzt ein KI-Tool

KI-Hilfen, wie der INEXSO KI-Assistent, sind super, um Formulierungsvorschläge generieren zu lassen. Allerdings solltest Du darauf achten, die Stichpunkte nicht als einzelne Wörter (z. B. Reklamation) zu formulieren, da der KI sonst möglicherweise zu wenig Informationen für eine gute Formulierung vorliegen.

 

3. Perspektivwechsel: In die Lage des Kunden versetzen

Um zu verhindern, dass Du Dich in unnötigen Details verlierst, trete kurz einen Schritt zurück und frage Dich: Was braucht der Kunde jetzt wirklich von mir?

Oft hilft ein kurzer Perspektivwechsel, die wirklich wichtigen Dinge einer Anfrage zu identifizieren. Auch hier kann KI unterstützen und Dir aus einer mehrseitigen Beschwerdemail die Kernaspekte stichpunktartig herausarbeiten - also eine Art Leitfaden erstellen. Statt Dich zu verzetteln, kommst Du so auf den Punkt. Denn wer kennt es nicht von sich selbst: läuft etwas mal unrund, möchten wir kurze klare Anweisungen und keinen Roman lesen.

 

 

Fazit: So löst Du Deine Schreibblockade

Schreibblockaden gehören zum Arbeitsalltag einfach dazu. Mit den richtigen Tipps kannst Du sie jedoch meistern und hast nie wieder Panik vor dem weißen Bildschirm!