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Frühbucherphase – warum intelligentes E-Mail-Management jetzt erfolgskritisch ist

Die Buchungshochphase ab Neujahr ist für viele Reiseveranstalter die geschäftigste Zeit des Jahres: Anfragen häufen sich, Kunden erwarten schnelle und persönliche Antworten, und der Service muss trotz hoher Volumina konsistent bleiben. Wer hier die E-Mail-Flut smart bewältigt, kann Kunden langfristig binden.

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Foto: Buchungshochphase im Januar. – Carolin Krieger via Canva.

Alle Jahre wieder … – kommt die Frühbucherzeit

Ehepaar Müller sitzt gemütlich bei Kerzenschein im Wohnzimmer. Die stressigen Feiertage sind vorbei. Endlich können Herr und Frau Müller sich entspannen und die Füße am Kamin wärmen. Gemeinsam lassen sie das Jahr Revue passieren und überlegen, was 2026 bereithält. Da kommt ihnen eine Idee: Urlaub buchen! 

  

Den Jahresurlaub möglichst früh buchen. Das ist nach wie vor Realität für rund ein Drittel der Deutschen.

So oder so ähnlich geht es vielen Kunden. Laut der Forschungsgemeinschaft Urlaub und Reisen (FUR) stand das Urlaubsziel für 43 % von 12.000 Befragten bereits im Januar 2025 fest. Zwischen den Jahren werden typischerweise die Präferenzen innerhalb der Familie ausgelotet. Angebote werden recherchiert und vorgemerkt. Sobald dann im Januar der Urlaub beim Chef eingereicht und genehmigt wurde, steht der Buchung nichts mehr im Wege. Somit fällt die Buchung des Sommerurlaubs klassischerweise in den Winter. Mitte/ Ende Januar laufen also die Hotlines, E-Mail-Postfächer und Chats der Reiseveranstalter so richtig heiß.

 


 Unabhängig von äußeren Umständen (z.B. der Corona-Pandemie) entfällt die Buchungshochphase der Reisebranche jedes Jahr auf den Januar. Die Buchungszahlen steigen hier im Vergleich zum Vormonat rasant an. Quelle: Tourism Hub: Aktuelle Zahlen und Fakten aus der Reisebranche: wieder Buchungsboom im Januar.

 

 

Mehr schlecht als recht – klassische E-Mail-Clients

Viele Touristiker arbeiten noch mit Standard-E-Mail-Programmen (z. B. Outlook), die für den individuellen Gebrauch entworfen wurden, sich aber nicht für die Bearbeitung hoher Anfragevolumina oder die Zusammenarbeit im Team eignen. Das Ergebnis?

  • Servicezeiten verlängern sich

  • Service-Levels sinken

  • Kunden werden unzufriedener

Doch gerade in der Buchungshochphase muss das nun wirklich nicht sein!

 

Jetzt bloß keine Zeit verlieren! – Wie das INEXSO ERM unterstützt

Das E-Mail-Management-System INEXSO ERM bietet für touristische Unternehmen eine zuverlässige Antwort auf die Herausforderungen der Buchungshochphase. Als zentrale Plattform bündelt es alle Kundenanfragen – egal, ob E-Mail, Messenger oder Chat – und unterstützt Serviceteams entlang des gesamten Prozesses:

  1. IntelligentesRouting
    Anfragen werden entweder per Regelwerk oder KI automatisch analysiert, priorisiert und an verfügbare Mitarbeiter weitergeleitet – basierend auf Dringlichkeit, Thema oder Sprache. Ein manuelles Verteilen entfällt.

  2. Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
    Makros und Trigger automatisieren Routineaufgaben – z. B. Auto-Reminder, Eingangsbestätigungen oder Nachfragen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

  3. KI-Unterstützung für Effizienz und Qualität
    Seit dem Release ERM 15 bietet INEXSO KI-gestützte Funktionen wie intelligente Antwortvorschläge, Inhaltszusammenfassungen, Datensatzextraktion, Übersetzungen und noch vieles mehr – alles optional und skalierbar nach Bedarf.

  4. Nahtlose Integration
    INEXSO lässt sich über Schnittstellen (z. B. zu Midoffice-Systemen wie #Midoco) in Ihre bestehenden Prozesse integrieren – so werden Daten aus anderen Systemen automatisch mit der Kundenkorrespondenz verknüpft und Prozesse optimiert.

  5. Transparenz & Reporting
    Dashboard-Widgets, Monitoring und Reporting helfen, Service-Leistung, Wartezeiten und Trends in Echtzeit zu verfolgen – ideal für Steuerung und Optimierung während der Hochphase.

Mehr als nur ein Tool – ein strategischer Vorteil

Für Touristiker bedeutet der Einsatz von smarter E-Mail-Software nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch ein besseres Kundenerlebnis. So unterstützt beispielsweise der INEXSO-KI-Assistent gestresste Serviceagenten mit der automatischen Antwortunterstützung zuverlässig und ermöglicht, dass Anfragen schneller – und selbst in Stoßzeiten – konsistent und persönlich beantwortet werden. Solche Prozessoptimierungen führen insgesamt zu:

  • weniger Überlastung der Mitarbeitenden,

  • höherer Kundenzufriedenheit,

  • schnelleren Reaktionszeiten auch bei hohen Volumina und

  • messbaren Service-KPIs statt Bauchgefühl.

Fazit

Die Frühbucherphase fordert Serviceteams Höchstleistungen ab. Alle Kunden wollen möglichst schnell Rückmeldung, um sich die besten Angebote zu sichern. Wer in dieser Zeit effizient bleibt, steigert nicht nur Umsätze, sondern v.a. auch die Kundenbindung und kann sich möglicherweise im nächsten Jahr bereits über die ersten Stammkunden freuen.





Quellen:

Stiftung für Zukunftsfragen: Urlaub 2025: So reisen die Deutschen, 04.08.2025

Tourism Hub: Aktuelle Zahlen und Fakten aus der Reisebranche: wieder Buchungsboom im Januar, 06.03.2023

ADAC Tourismusstudie 2025 Reisen im Wandel, ADAC Ressort Tourismus (ADAC e.V.) & ADAC Markt- und Meinungsforschung (ADAC SE), März 2025 zitiert in Deutschlands Marktforscher: ADAC Tourismusstudie 2025: Wie reist Deutschland? 

Reisevor9: FUR-Reiseanalyse rechnet mit gutem Reisejahr, 28.02.2025

ReiseAnalyse: Erste Ergebnisse RA 2025