6 Gute Gründe, um jetzt zum INEXSO E-Mail Response Management zu wechseln - Administration und Datenschutz

Freitag, 28.02.2025

Für die Entscheidung, eine neue Software einzuführen, sind häufig die Performance, die leichte Pflege des Programms sowie die Sicherheit der Daten ausschlaggebend. Das E-Mail Response Management (ERM) von INEXSO besticht durch seine Benutzerfreundlichkeit und gleichzeitig hohen Sicherheitsstandards.

6. Administration und Datenschutz

Online

Webbasiert

Als webbasiertes System ermöglicht das ERM eine einfache Wartung, einen standortunabhängigen Einsatz und eine Skalierung nach Ihren Bedürfnissen. Nach einmaliger, schrittweiser, intuitiver Schulung und Einführung, die auch ältere Semester, studentische Hilfskräfte oder saisonale Aushilfen nicht überfordert, ist das System auf eine autonome Pflege durch den Teamleiter ausgerichtet. So sind weder IT-Ressourcen in Ihrem Haus noch bei INEXSO erforderlich. Außerdem werden keine speziellen Endgeräte benötigt, da das ERM mit jedem beliebigen Browser geöffnet und bedient werden kann.

Auf der sicheren Seite

DSGVO-konform

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) droht mit empfindlichen Strafen, wenn Kundendaten betroffen sind. Und die sind immer im Spiel. Sei es bei der übermittelten E-Mail-Adresse oder WhatsApp-Nummer oder bei eher unklug kommunizierten IBAN- und Kreditkartennummern. Mit Nutzung der in Deutschland entwickelten und gewarteten Software von INEXSO bleiben die Daten Ihrer Kunden und Firma jederzeit nach den Regeln der DSGVO geschützt. Das ERM erlaubt nur authentifizierten Mitarbeitern Zugang, z. B. über Einschränkung der IP von definierten Orten. Feinabgestufte Rechtegeben jedem Mitarbeiter nur Zugriff auf für ihn relevante Serviceanfragen und dazu passende Verarbeitungsmöglichkeiten. Der konkrete Verarbeitungszweck regelt, ob gelesen, geantwortet, weitergeleitet, zitiert, korrigiert, angehängt oder gelöscht werden kann. Zeitnahe Lesesperren und konfigurierbare DSGVO-konforme Datenlöschungen – nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – wirken der oft unbewusst betriebenen Datensammelleidenschaft entgegen.

Schließlich geht es um den Schutz der Nachrichteninhalte wie auch den Schutz Ihrer Mitarbeiter VOR den Nachrichteninhalten. Zum Basisschutz der Inhalte gehört der gesicherte und ggf. verschlüsselte Transport von Nachrichten, die Unveränderbarkeit einmal empfangener oder gesendeter Nachrichten im Archiv (u. a. zur Beweisführung in Rechtssachen) und das Backup der Nachrichten. Erfolgt die Datenhaltung in der Cloud, ist zudem sichergestellt, dass keine Daten vom Rechner eines Mitarbeiters gestohlen werden können. Ergänzende Schutzaspekte betreffen die Anonymisierung, z. B. von IBAN- oder Kreditkartendaten. Zum Schutz des Unternehmens wie auch der Mitarbeiter gehören im einfachsten Fall Spamfilter. Bei höherem Gefährdungspotential ist auch die Entfernung oder Wandlung von Dateianhängen und enthaltenen Links Mittel der Wahl, um nicht zum Opfer von Phishing, Würmern, Trojanern oder Ransomware zu werden.

Fazit: Bedienbarkeit und v.a. DSGVO-Konformität sind in der heutigen Zeit Leitlinien, wenn es um die Auswahl einer Software geht. INEXSO steht Ihnen gerne als langjähriger Profi in der Kundenkommunikation mit dem E-Mail Response Management zur Seite.