Workflow Automatisierung

Makros: Kleiner Klick mit großer Wirkung

Als kleines, per Knopfdruck aufzurufendes Programm automatisiert ein Makro bestimmte Ab­läufe in einem Anwendungsprogramm. Dabei beinhaltet ein Makro die Zusammenfassung mehrerer Anweisungen oder Befehlsketten bis hin zu verschachtelt aufzurufenden Makros. Mit Aufruf des Makros werden alle enthaltenen Anweisungen in der definierten Abfolge ausgeführt. Hohe Benutzerfreundlichkeit und schnelle Implementierung ohne Programmierfähigkeiten sind Kennzeichen von Makros.

Routineaufgaben fehlerfrei erledigen

Warum sollten Sie Makros nutzen? Ganz klar, um Zeit zu sparen, da sie wiederkehrende also häufige Arbeiten automatisieren. Nicht zu unterschätzen ist die fehlerfreie Ausführung einer ganzen Reihe von Arbeitsschritten. Wie oft passiert es einem Mitarbeiter sonst in der täglichen Praxis, dass er einen Arbeitsschritt überspringt, er sich verschreibt oder bei der Auswahl von Textbausteinen verklickt. 

Beispiel: Sie können eine Serviceanfrage mit nur einem Klick in die richtige Themenbox verschieben, den Anfragegrund kategorisieren, eine Rückfrage in der Buchhaltung sowie einen Zwischenbescheid zum Kunden verfassen und versenden sowie eine Bearbeitungsnotiz hinterlegen.

Optimieren Sie Abläufe im Vertrieb

Potentiale ergeben sich auch in der Automatisierung von Pre-Sales Aktivitäten des Order-to-Cash-Prozesses. Beginnend mit automatischer Vorverarbeitung von Angebotsanfragen, über die Ablage und Übergabe ergänzender Dokumente, klärende Korrespondenz, seien es Rückfragen beim Kunden wie auch beim Lieferanten, oder automatisierte Nachfragen zum erstellten Angebot. 

Beispiel: Lesen Sie auf Knopfdruck relevante Inhalte einer Angebotsanfrage aus der Mail oder einem angehängten Dokument aus und übergeben Sie sie digital an SAP oder Dynamics.

Trigger eröffnen neue Perspektiven

Besonders effizient sind Makros, wenn sie automatisch aufgrund von Ereignissen gestartet werden. Die auslösenden Ereignisse (Trigger Events) sind zu unterscheiden nach zeitbasierten, internen und externen Triggern. Zeitbasierte Trigger achten auf Bearbeitungs-, Liege- und Wartezeiten, aber auch auf Fristen in E-Mails und Anhängen. Interne Trigger basieren auf konkreten Aktionen innerhalb des INEXSO ERM, externe Trigger auf solche in verbundenen Systemen.

Beispiel: Wurde auf eine Anfrage nicht innerhalb von einem Werktag reagiert, wird automatisiert ein Zwischenbescheid an den Absender generiert, der Kunde über die Verzögerung informiert sowie der Ticketstatus angepasst.