E-Mail Management
Lösungen zur effektiven Unterstützung Ihrer Kundenkommunikation
INEXSO stellt neueste Version ERM 15 vor. Vereinbaren Sie eine Präsentation
Probleme mit der E-Mail Flut?
Sie bearbeiten E-Mail-Anfragen Ihrer Kunden mit Outlook, Groupwise oder Notes? Dann kennen Sie die Einschränkungen, die diese Programme mit sich bringen, wenn Sie damit Gruppenadressen wie info@, service@ etc. bearbeiten. Die Standard-Mailprogramme wurden nicht dafür entwickelt, Anfragen auf Teams zu verteilen oder die Bearbeitung zu unterstützen. So führt die Suche nach einer Mail schon mal zur unfreiwillig langen Kaffeepause. Und Auswertungsmöglichkeiten jenseits der Strichliste gibt es schon gar nicht.
E-Mail Management
Abhilfe schafft INEXSO ERM, die webbasierte Software für E-Mail Response Management. Bei minimalem Integrationsaufwand ermöglicht sie schnelle, kostengünstige und qualitativ hochwertige Mailbearbeitung. INEXSO ERM ist interessant für Unternehmen aller Größen, die ihren Kundenservice optimieren wollen. Alles, was Ihre Mitarbeiter dafür benötigen, ist ein Browser.
Response Management ist definitiv ein Thema für den Mittelstand. Der Wettbewerb ist nur einen Klick entfernt, wenn ich den Kunden nicht durch Service zu binden weiß.Arnd Woitschik, Geschäftsführer der Kohl Automobile, Aachen
Effektive Unterstützung
Geht eine E-Mail im INEXSO ERM ein, so wird der Bearbeitungsprozess durch zahllose Funktionen unterstützt, unter anderem:
- Analyse und Routing der E-Mail nach Thema und Dringlichkeit (Parser)
- Zuweisung an geeignete und verfügbare Mitarbeiter (Mail Push)
- Auslösen von Aktionen (z.B. Kategorie, Sprache, Priorität, Status setzen)
- Bereitstellung von Zusatzinformationen (Kontakthistorie, ggf. Datenanreicherung aus CRM)
- Personalisierung und Antwortvorschläge (Best Response, Wissensdatenbank)
- Qualitätskontrolle, Versand und Archivierung (Mailarchiv)
- Analyse-, Monitoring- und Reporting-Funktionen (Controlling)
Sehen Sie die ganze Bandbreite von Funktionen Online-Demo anfordern
Eine Software, zwei Gewinner
In sehr kurzer Zeit führen Sie mit INEXSO ERM ein Response Management System ein, welches gleichermaßen Ihren Kundenservice entlastet und die Kundenzufriedenheit steigert.
- Kostensenkung durch effizientere Prozesse
- Return-on-invest innerhalb weniger Monate
- Entlastung Ihrer Mitarbeiter von wiederholenden Arbeiten
- Schnellerer und konsistenterer Kundenservice
- Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
DER Touristik ist deutscher Marktführer für individuell kombinierte Bausteinreisen. INEXSO ERM ist Software der Wahl für das Management der Kundenkorrespondenz.
Schnittstellen zu Drittsystemen
Kein Thema! Wir verbinden Ihre vorhandenen Systeme mit dem INEXSO ERM. Egal, ob Midoco, CRM, Warenwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Telefonanlage. Mit REST-Services oder Webhook-Aufruf.
Garantierte Vorteile
Mit INEXSO setzen Sie auf einen verlässlichen Partner. Soviel ist schon mal sicher.
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Schneller ROI
Ihr Einkauf freut sich über Investitionen, die sich in jedem Fall rechnen.
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Einfache IT-Integration
Moderne Schnittstellen sind die Grundlage für sehr überschaubare Projekte.
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Web-Administration
Ihr Service-Team kann viele Aufgaben autonom von der IT-Abteilung administrieren.
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Software-Customizing
Preiswert wie eine Standard-Software, flexibel wie eine Individual-Entwicklung.
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Inhabergeführt
Als inhabergeführtes Unternehmen hat INEXSO mehr Kundennähe, agiert schneller und flexibler.
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Made in Germany
Sämtliche Dienstleistungen von INEXSO werden ausschließlich in Deutschland erbracht
Starten Sie mit INEXSO ERM Demo anfordern
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Optimierung der Support-Prozesse
INEXSO ERM erlaubt die Verwaltung von tausenden Mailboxen und unterstützt die Bearbeitung von mehreren 100.000 E-Mails im Monat durch hunderte zeitgleich arbeitende Servicemitarbeiter:innen. Die E-Mail Response Software regelt die Kommunikation von Interessenten und Kunden sowie Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern mit dem Service-Center, dem Beschwerdemanagement oder dem IT-Helpdesk.
Bevor E-Mails von Sachbearbeitern / Service Agents bearbeitet werden, erfolgt eine Vorbereitung. Unerwünschte Nachrichten wie Spam- oder Systemmails werden direkt in den Papierkorb verschoben. Sogenannte Parser durchsuchen die Nachrichten nach definierten Inhalten, beispielsweise Kundennummern, Vorgangsnummern oder Fristen. Neben E-Mails werden auch Formularmails, Beschwerden oder Nachrichten von einem Fax-Gateway spezifisch angezeigt. Über Schnittstellen zu Drittsystemen wie CRM, ERP oder Warenwirtschaft lassen sich Vorgänge mit zusätzlichen Daten zu Kunden oder Aufträgen anreichern. Damit eine performante Suche möglich ist, werden alle Textinhalte indexiert.
Die Bearbeitung der E-Mails in einem Response-Management-System erfolgt in vielen Bereichen automatisiert. Das Ticketing startet standardisierte Workflows und kann gegebenenfalls ganze Szenarien abbilden. Abhängig vom Inhalt wird der E-Mail-Eingang bestätigt und teilweise vollautomatisch mithilfe flexibel integrierbarer KI-/AI-Systeme (z.B. OpenAI, Gemini) zusammengefasst, übersetzt oder beantwortet. Die übrigen E-Mails werden nach Erkennung des Mailinhalts an definierte Teams weitergeleitet, bei Bedarf priorisiert und über dynamisch selbststeuernde Mechanismen skillbasiert an angemeldete Sachbearbeiter verteilt. Eine Wissensdatenbank unterstützt die korrekte Anrede und schlägt passende Antworttexte vor. Die Kundenkommunikation ist über Analyse, Monitoring und Reporting nachvollziehbar und auswertbar. Qualitätsstandards und Service-Level werden eingehalten.
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Standard E-Mail Clients: Outlook / Exchange, Notes, Groupwise
Die gängigsten Standard-E-Mail-Programme sind Bestandteil von Groupware-Lösungen führender Softwareanbieter wie Microsoft, IBM oder Micro Focus (ehemals Novell). Diese sogenannten Clients wurden in den 90er Jahren für das Empfangen und Versenden persönlicher E-Mails entwickelt. Bis heute sind die Programme nicht darauf ausgelegt, hochfrequentierte Postfächer wie Pool- und Teamadressen (z.B. info@, sales@, service@) effizient zu unterstützen. Bereits bei einer Ordnergröße ab 10 GB nimmt die Bearbeitungsgeschwindigkeit bei herkömmlichen E-Mail-Clients deutlich ab. Mitte der 90er Jahre entsprach das noch bis zu 3 Millionen Plaintext-E-Mails. Heute sind es oft nicht mehr als ca. 5.000 HTML-Beschwerdemails mit mehreren hochauflösenden Fotos im Anhang. Dadurch verlangsamt sich die Suche im Mailarchiv erheblich, insbesondere wenn im Kundenservice monatlich zehntausende E-Mails eingehen.
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Alternative Lösung: E-Mail Response Management (ERM)
Kurz vor der Jahrtausendwende kamen Softwarelösungen auf den Markt, die speziell für die Massenbearbeitung von E-Mails entwickelt wurden. 1998 wurde in Oldenburg (Niedersachsen) die erste deutsche Lösung vorgestellt. Aus der ursprünglich als CANBOX präsentierten Response-Management-Software entstand 2002 INEXSO ERM, eine hochperformante Lösung. Diese kann sowohl On-Premises betrieben als auch in der deutschen Cloud gehostet werden.
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Schnelle Einführung der Response Management Lösung
Entscheidungsgrundlage ist in der Regel eine Live-Präsentation (vor Ort oder per Videochat). Der Zugang zu einer Testumgebung sowie der Austausch mit einem Referenzkunden ist empfehlenswert. Ein Standard-Response-Management ohne Schnittstellen kann innerhalb eines Monats produktiv eingesetzt werden. Der Return on Investment (ROI) wird innerhalb weniger Monate erreicht.
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E-Mail statt komplexer Telefonkommunikation
In Service-Centern ist die Ansteckungsgefahr während Erkältungszeiten erheblich. Die Steuerung des Tagesgeschäfts wird zu einer Herausforderung. Liegt der Kommunikationsschwerpunkt auf dem Telefon, gestaltet sich die Verlagerung der Mitarbeiter ins Homeoffice bei klassischen Telefonanlagen schwierig. Mit webbasierten Lösungen sieht das anders aus: Ihre Mitarbeiter benötigen lediglich einen Internetzugang. E-Mail-Management erleichtert die Kundenkommunikation erheblich. Wiederkehrende Anfrageninhalte lassen sich einfach automatisieren. Mithilfe eines Ticketsystems und intelligenter Algorithmen landen Serviceanfragen automatisch und aufbereitet am Arbeitsplatz. Attribut-Zuweisungen ermöglichen eine skillbasierte Verteilung und bieten dem Kunden optimalen Support.