E-Mail Management
Lösungen zur effektiven Unterstützung Ihrer Kundenkommunikation
INEXSO stellt neueste Version ERM 14 vor. Vereinbaren Sie eine Präsentation
Probleme mit der E-Mail Flut?
Sie bearbeiten E-Mail-Anfragen Ihrer Kunden mit Outlook, Groupwise oder Notes? Dann kennen Sie die Einschränkungen, die diese Programme mit sich bringen, wenn Sie damit Gruppenadressen wie info@, service@ etc. bearbeiten. Die Standard-Mailprogramme wurden nicht dafür entwickelt, Anfragen auf Teams zu verteilen oder die Bearbeitung zu unterstützen. So führt die Suche nach einer Mail schon mal zur unfreiwillig langen Kaffeepause. Und Auswertungsmöglichkeiten jenseits der Strichliste gibt es schon gar nicht.
E-Mail Management
Abhilfe schafft INEXSO ERM, die webbasierte Software für E-Mail Response Management. Bei minimalem Integrationsaufwand ermöglicht sie schnelle, kostengünstige und qualitativ hochwertige Mailbearbeitung. INEXSO ERM ist interessant für Unternehmen aller Größen, die ihren Kundenservice optimieren wollen. Alles, was Ihre Mitarbeiter dafür benötigen, ist ein Browser.
Response Management ist definitiv ein Thema für den Mittelstand. Der Wettbewerb ist nur einen Klick entfernt, wenn ich den Kunden nicht durch Service zu binden weiß.Arnd Woitschik, Geschäftsführer der Kohl Automobile, Aachen
Effektive Unterstützung
Geht eine E-Mail im INEXSO ERM ein, so wird der Bearbeitungsprozess durch zahllose Funktionen unterstützt, unter anderem:
- Analyse und Routing der E-Mail nach Thema und Dringlichkeit (Parser)
- Zuweisung an geeignete und verfügbare Mitarbeiter (Mail Push)
- Auslösen von Aktionen (z.B. Kategorie, Sprache, Priorität, Status setzen)
- Bereitstellung von Zusatzinformationen (Kontakthistorie, ggf. Datenanreicherung aus CRM)
- Personalisierung und Antwortvorschläge (Best Response, Wissensdatenbank)
- Qualitätskontrolle, Versand und Archivierung (Mailarchiv)
- Analyse-, Monitoring- und Reporting-Funktionen (Controlling)
Sehen Sie die ganze Bandbreite von Funktionen Online-Demo anfordern
Eine Software, zwei Gewinner
In sehr kurzer Zeit führen Sie mit INEXSO ERM ein Response Management System ein, welches gleichermaßen Ihren Kundenservice entlastet und die Kundenzufriedenheit steigert.
- Kostensenkung durch effizientere Prozesse
- Return-on-invest innerhalb weniger Monate
- Entlastung Ihrer Mitarbeiter von wiederholenden Arbeiten
- Schnellerer und konsistenterer Kundenservice
- Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
DER Touristik ist deutscher Marktführer für individuell kombinierte Bausteinreisen. INEXSO ERM ist Software der Wahl für das Management der Kundenkorrespondenz.
Schnittstellen zu Drittsystemen
Kein Thema! Wir verbinden Ihre vorhandenen Systeme mit dem INEXSO ERM. Egal, ob Midoco, CRM, Warenwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Telefonanlage. Mit REST-Services oder Webhook-Aufruf.
Garantierte Vorteile
Mit INEXSO setzen Sie auf einen verlässlichen Partner. Soviel ist schon mal sicher.
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Schneller ROI
Ihr Einkauf freut sich über Investitionen, die sich in jedem Fall rechnen.
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Einfache IT-Integration
Moderne Schnittstellen sind die Grundlage für sehr überschaubare Projekte.
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Web-Administration
Ihr Service-Team kann viele Aufgaben autonom von der IT-Abteilung administrieren.
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Software-Customizing
Preiswert wie eine Standard-Software, flexibel wie eine Individual-Entwicklung.
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Inhabergeführt
Als inhabergeführtes Unternehmen hat INEXSO mehr Kundennähe, agiert schneller und flexibler.
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Made in Germany
Sämtliche Dienstleistungen von INEXSO werden ausschließlich in Deutschland erbracht
Starten Sie mit INEXSO ERM Demo anfordern
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Optimierung der Support-Prozesse
INEXSO ERM erlaubt die Verwaltung von tausenden Mailboxen und unterstützt die Bearbeitung von mehreren 100.000 E-Mails im Monat durch hunderte zeitgleich arbeitende Servicemitarbeiter. Die E-Mail Response Software regelt die Kommunikation von Interessenten und Kunden, aber auch Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern mit dem Service-Center, dem Beschwerdemanagement oder dem IT-Helpdesk.
Vor der Bearbeitung durch Sachbearbeiter / Service Agents werden E-Mails vorbereitet. Unerwünschte Nachrichten wie Spam- oder Systemnachrichten werden in den Papierkorb verworfen. Sog. Parser durchsuchen nach definierten Inhalten. So können Formularmails, Beschwerden oder Mails von einem Fax-Gateway spezifisch dargestellt und aufgrund erkannter Termine priorisiert werden. Über Schnittstellen zu Drittsystemen wie CRM, ERP, Warenwirtschaft können Vorgänge mit Daten zum Kunden oder Auftrag angereichert werden. Für eine performante Suche durchlaufen alle Textinhalte eine Indexierung.
Die Bearbeitung der E-Mails in einem Response Management System erfolgt in vielen Punkten automatisiert. Das Ticketing startet standardisierte Workflows und kann ggf. ganze Szenarien ausführen. Inhalteabhängig wird der E-Mail Empfang bestätigt und in Teilen vollautomatisch mit Hilfe von flexibel einbindbaren KI-/AI-Systemen beantwortet. Die übrigen E-Mails werden nach Erkennung der Mailinhalte an definierte Teams geroutet, nach Bedarf priorisiert und über dynamisch selbstregelnde Mechanismen skillbasiert auf angemeldete Sachbearbeiter gepusht. Eine Wissensdatenbank steuert die korrekte Anrede sowie passende Antwortvorschläge bei. Die Kundenkommunikation ist über Analyse, Monitoring und Reporting nachvollziehbar und auswertbar. Qualitätsstandards und ServiceLevel werden eingehalten.
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Standard E-Mail Clients: Outlook / Exchange, Notes, Groupwise
Die häufigsten Standard E-Mail Programme sind Bestandteil von Groupware Lösungen führender Softwareanbieter wie Microsoft, IBM oder Micro Focus (ehemals Novell). Diese sog. Clients wurden in den 90er Jahren zum Empfangen und Versenden von persönlichen E-Mails entwickelt. Bis heute sind die Programme nicht darauf ausgelegt, hochfrequentierte Postfächer, z.B. Pool- und Teamadressen wie info@, sales@, service@ sinnvoll zu unterstützen. So wird die Bearbeitungsgeschwindigkeit bei gängigen E-Mail Clients bereits bei einer Ordnergröße ab 10 GB beeinträchtigt. Dies entsprach Mitte der 90er Jahre noch bis zu 3 Millionen Plaintext E-Mails. Aktuell entspricht das nicht mehr als z.B. 5.000 HTML Beschwerde E-Mails mit mehreren hochauflösenden Fotos im Anhang. Dadurch wird die Suche im Mailarchiv sehr langsam, wenn im Kundenservice monatlich zehntausende E-Mails eingehen.
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Alternative Lösung: E-Mail Response Management (ERM)
Kurz vor der Jahrtausendwende kamen Software Lösungen auf den Markt, die auf Massenbearbeitung von E-Mails ausgelegt waren. 1998 wurde im niedersächsischen Oldenburg die erste deutsche Lösung vorgestellt. Aus der ursprünglich als CANBOX präsentierten Response Management Lösung wurde 2002 INEXSO ERM, eine hochperformante Software. Diese kann On-Premises betrieben oder in der deutschen Cloud gehostet werden. -
Schnelle Einführung der Response Management Lösung
Entscheidungsgrundlage ist in der Regel eine Live-Präsentation (vor Ort oder über Videochat). Der Zugang zu einer Testumgebung und der Kontakt zu einem Referenzkunden ist empfehlenswert. Ein Standard Response Management ohne Schnittstellen ist innerhalb von einem Monat produktiv. Der ROI ist binnen Monaten erreicht
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E-Mail statt komplexer Telefonkommunikation
In großen Service-Centern ist ein Abstandhalten zur Vermeidung viraler Krankheiten nur schwer zu realisieren. Liegt der Schwerpunkt der Kommunikation auf dem Telefon, ist eine Verlagerung der Mitarbeiter in das Homeoffice nicht einfach umzusetzen. Ganz anders sieht es mit webbasierten Lösungen aus. Ihre Mitarbeiter benötigen nichts als einen Internetzugang. E-Mail-Management erleichtert Ihnen die Kundenkommunikation. Die Bearbeitung wiederkehrender Anfrageninhalte lässt sich leicht automatisieren. Mithilfe eines Ticketsystems und intelligenten Algorithmen landen die Serviceanfragen ganz automatisch und aufbereitet auf ihrem Arbeitsplatz. Attribut-Zuweisungen ermöglichen eine skillbasierte Zuordnung und bieten dem Kunden den optimalen Support.