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6 Gute Gründe, um jetzt zum INEXSO E-Mail Response Management zu wechseln - Auswertungen und Prozessverbesserungen

Prozessoptimierung bedeutet im Wesentlichen, relevante Kennzahlen zu analysieren, zu identifizieren, wo Problemstellen sind, und an Stellschrauben zu drehen, um die Effizienz zu steigern. Viele Standard-E-Mail-Programme bieten keine Optionen eines ausführlichen Reportings, Monitorings oder Trackings. Man steht also im Dunkeln, was die Möglichkeiten zur eigenen Optimierung angeht.

Screenshot Dashboard
Foto: Bearbeitungs- und Reaktionszeiten sowie Service Level lassen sich jederzeit tracken und werden im Dashboard übersichtlich angezeigt.

 4. Auswertungen und Prozessverbesserungen

Zahlen, Zahlen, Zahlen

Reporting

In das INEXSO E-Mail Response Management (ERM) ist ein medienübergreifendes Reporting integriert, das die Auswertung von umfangreichen Kennzahlen(z. B. Anzahl empfangener und beantworteter Anfragen, durchschnittliche Liege- und Bearbeitungszeiten, Anteil des eingehaltenen Servicelevels, Nutzungshäufigkeit der Textbausteine) erlaubt. Dies geht neben freier Attributzuordnung auch geclustert nach z. B. Abteilung, Standort, Dienstleister. Über Reportprofile lassen sich Tages-, Wochen-, Monatsreports automatisieren, sodass diese bereits vorliegen, wenn Sie sie brauchen (z. B. am 1. eines Monats). Exportmöglichkeiten erlauben die externe Überführung und Konsolidierung. Und wenn Sie erstmal auf den Geschmack gekommen sind, können Sie per Reportmodule wie INEXSO Analytics hunderte von Parametern auswerten. Das Dashboard ermöglicht zudem, wichtige Parameter zu visualisieren und dient als Wallboard.

 

Up to date

Monitoring

Eine Übersicht darüber bekommen, wie es aktuell läuft – das ist mit dem Monitoring möglich. So kann man den Live-Betrieb sowie die aktuellen Servicelevel einsehen und ggf. an entsprechenden Stellschrauben drehen, um eigene Standards einzuhalten. Mittels Monitoring und auch Reporting werden zudem die zu verbessernden Prozesse im Unternehmen einfacher identifiziert, zum Beispiel per Kategorisierung von Anfragen. Über die Auswertung im Kategorienreport können dann häufige Kundenanliegen ausgemacht werden, was die Erstellung von sinnvollen Textbausteinen oder Makros erheblich erleichtert.

 

Überblick

Tracking

Das Tracking gibt eine Übersicht über alle offenen Vorgänge sämtlicher Mailboxen in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit. Somit ermöglicht es zum Beispiel dem Teamleiter, aktiv in die Tagessteuerung einzugreifen, die Push-Zuteilung von Vorgängen anzupassen oder wichtige Mails an seine Mitarbeiter zu delegieren, damit dringende Kundenanliegen nicht übersehen werden.

 

Fazit: In vielen Branchen ist es bereits üblich, die aktuelle Arbeitsdynamik, sprich die Anzahl an bearbeiteten Anfragen, abgeschlossenen Prozessen etc. zu tracken und so in Echtzeit Einfluss auf die Qualität des Service zu nehmen. Heben auch Sie Ihren Kundenservice auf das nächste Level und entscheiden Sie sich für ein professionelles E-Mail-Management-System, das Reporting und Co. erlaubt.