E-Mail Management
Lösungen zur effektiven Unterstützung Ihrer Kundenkommunikation
INEXSO stellt neueste Version ERM 15 vor. Vereinbaren Sie eine Präsentation
Probleme mit der E-Mail Flut?
Sie bearbeiten E-Mail-Anfragen Ihrer Kunden mit Outlook, Groupwise oder Notes? Dann kennen Sie die Einschränkungen, die diese Programme mit sich bringen, wenn Sie damit Gruppenadressen wie info@, service@ etc. bearbeiten. Die Standard-Mailprogramme wurden nicht dafür entwickelt, Anfragen auf Teams zu verteilen oder die Bearbeitung zu unterstützen. So führt die Suche nach einer Mail schon mal zur unfreiwillig langen Kaffeepause. Und Auswertungsmöglichkeiten jenseits der Strichliste gibt es schon gar nicht.
E-Mail Management
Abhilfe schafft INEXSO ERM, die webbasierte Software für E-Mail Response Management. Bei minimalem Integrationsaufwand ermöglicht sie schnelle, kostengünstige und qualitativ hochwertige Mailbearbeitung. INEXSO ERM ist interessant für Unternehmen aller Größen, die ihren Kundenservice optimieren wollen. Alles, was Ihre Mitarbeiter dafür benötigen, ist ein Browser.
Response Management ist definitiv ein Thema für den Mittelstand. Der Wettbewerb ist nur einen Klick entfernt, wenn ich den Kunden nicht durch Service zu binden weiß.Arnd Woitschik, Geschäftsführer der Kohl Automobile, Aachen
Effektive Unterstützung
Geht eine E-Mail im INEXSO ERM ein, so wird der Bearbeitungsprozess durch zahllose Funktionen unterstützt, unter anderem:
- Analyse und Routing der E-Mail nach Thema und Dringlichkeit (Parser)
- Zuweisung an geeignete und verfügbare Mitarbeiter (Mail Push)
- Auslösen von Aktionen (z.B. Kategorie, Sprache, Priorität, Status setzen)
- Bereitstellung von Zusatzinformationen (Kontakthistorie, ggf. Datenanreicherung aus CRM)
- Personalisierung und Antwortvorschläge (Best Response, Wissensdatenbank)
- Qualitätskontrolle, Versand und Archivierung (Mailarchiv)
- Analyse-, Monitoring- und Reporting-Funktionen (Controlling)
Sehen Sie die ganze Bandbreite von Funktionen Online-Demo anfordern
Eine Software, zwei Gewinner
In sehr kurzer Zeit führen Sie mit INEXSO ERM ein Response Management System ein, welches gleichermaßen Ihren Kundenservice entlastet und die Kundenzufriedenheit steigert.
- Kostensenkung durch effizientere Prozesse
- Return-on-invest innerhalb weniger Monate
- Entlastung Ihrer Mitarbeiter von wiederholenden Arbeiten
- Schnellerer und konsistenterer Kundenservice
- Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
DER Touristik ist deutscher Marktführer für individuell kombinierte Bausteinreisen. INEXSO ERM ist Software der Wahl für das Management der Kundenkorrespondenz.
Schnittstellen zu Drittsystemen
Kein Thema! Wir verbinden Ihre vorhandenen Systeme mit dem INEXSO ERM. Egal, ob Midoco, CRM, Warenwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Telefonanlage. Mit REST-Services oder Webhook-Aufruf.
Garantierte Vorteile
Mit INEXSO setzen Sie auf einen verlässlichen Partner. Soviel ist schon mal sicher.
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Schneller ROI
Ihr Einkauf freut sich über Investitionen, die sich in jedem Fall rechnen.
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Einfache IT-Integration
Moderne Schnittstellen sind die Grundlage für sehr überschaubare Projekte.
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Web-Administration
Ihr Service-Team kann viele Aufgaben autonom von der IT-Abteilung administrieren.
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Software-Customizing
Preiswert wie eine Standard-Software, flexibel wie eine Individual-Entwicklung.
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Inhabergeführt
Als inhabergeführtes Unternehmen hat INEXSO mehr Kundennähe, agiert schneller und flexibler.
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Made in Germany
Sämtliche Dienstleistungen von INEXSO werden ausschließlich in Deutschland erbracht
Starten Sie mit INEXSO ERM Demo anfordern
FAQ - E-Mail-Management Kundenservice
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Frage: Welches Mailprogramm eignet sich am besten für den Kundenservice?
Antwort: Das INEXSO ERM ist eine professionelle E-Mail-Management Software für den Kundenservice. Unser INEXSO ERM kann tausende Mailboxen verwalten und unterstützt die Bearbeitung von mehreren hunderttausend E-Mails im Monat durch hunderte gleichzeitig arbeitende Servicemitarbeiter:innen.
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Frage: Wie filtere und priorisiere ich eingehende Mails im Kundenservice?
Antwort: Vor der Bearbeitung durch Servicemitarbeiter werden Spam- und Systemmails automatisch in den Papierkorb verschoben. Sogenannte Parser oder alternativ auch KI identifizieren in den Nachrichten definierte Inhalte wie Termine, Kundendaten, Vorgangsnummern und nutzen die Informationen für Routing und Priorisierung.
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Frage: Wie kann ich im Kundenservice E-Mails automatisiert beantworten?
Antwort: Das Ticketing startet standardisierte Workflows. Abhängig vom Inhalt wird der E-Mail-Eingang bestätigt und kann mithilfe flexibel integrierbarer KI-Systeme (z.B. OpenAI, Gemini) zusammengefasst, übersetzt oder vollautomatisch beantwortet werden. Nicht automatisch beantwortete E-Mails werden nach Erkennung des Inhalts an die zuständigen Teams weitergeleitet und skillbasiert an verfügbare Mitarbeiter verteilt.
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Frage: Warum sind Standard-E-Mail-Programme wie Outlook für den Kundenservice ungeeignet?
Antwort: Outlook, Notes und Groupwise wurden ursprünglich für persönliche E-Mails entwickelt und sind nicht für hochfrequentierte Pool- oder Teamadressen ausgelegt. Ab einer Ordnergröße von ca. 10 GB nimmt dort die Bearbeitungsgeschwindigkeit deutlich ab — das entspricht heute oft nur rund 5.000 HTML-E-Mails mit Anhängen. Im Kundenservice mit zehntausenden E-Mails monatlich führt das zu erheblichen Verlangsamungen.
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Frage: Wie schnell kann eine professionelle E-Mail-Management-Software eingeführt werden?
Antwort: Ein Standard-Response-Management ohne Schnittstellenanbindung kann innerhalb eines Monats produktiv eingesetzt werden. Entscheidungsgrundlage ist in der Regel eine online Live-Präsentation. Wir bieten zudem den Zugang zu einer Testumgebung und den Austausch mit einem Referenzkunden an.
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Frage: Welche Vorteile bietet E-Mail-Management gegenüber Telefon-basiertem Support?
Antwort: E-Mail-Kommunikation ist asynchron, d.h. die Servicemitarbeitenden müssen Antworten nicht in Echtzeit geben und werden bei dem Verfassen von Mails technisch (per KI oder mit Textbausteinen) unterstützt. Agents, die in der Schriftsprache schwächer sind, werden so optimal unterstützt.