personen kreise 1920 450

6 Gute Gründe, um jetzt zum INEXSO E-Mail Response Management zu wechseln - Automatisierte Abläufe

Durch den allgemeinen KI-Hype wirkt es mittlerweile so, dass Prozessautomatisierung nur mit künstlicher Intelligenz möglich sei. Dem ist allerdings ganz und gar nicht so. Im INEXSO E-Mail Response Management (ERM) gibt es bereits eine Vielzahl an Funktionen, die auch ohne die neue Technologie auskommen und trotzdem eine enorme Effizienzsteigerung ermöglichen. Eine Erweiterung um Künstliche Intelligenz bleibt gleichwohl möglich.

Screenshot Markos
Foto: Die Nachfrage nach der Lieferzeit wird durch einen einzelnen Klick auf das Makro "Paketnachforschung" zum Kinderspiel. Der Zwischenbescheid an den Kunden, die Rückfrage an den Paketdienst und die Wiedervorlage in 4 Tagen laufen vollautomatisiert ab.

 

3. Automatisierte Abläufe

Kettenreaktion

Makros

Makros haben die meisten wahrscheinlich bereits das ein oder andere Mal im Menüband von Word gesehen. Ein Makro ist eine Abfolge von mehreren einzelnen Aufgaben, die automatisch mit dem Klick auf den Makronamen ausgeführt werden. Makros sind besonders zeitsparend, da das Anlegen (Befehle und Anweisungen geben, was zu tun ist, wenn …) lediglich einen einmaligen Zeitaufwand darstellt, alle weiteren Schritte aber vollautomatisiert ablaufen.

Im Kundenservice bergen Makros ein enormes Sparpotential. Wiederkehrende Aufgaben/Situationen(z. B. Nachfrage des Kunden zur Lieferzeit) können schnell und einfach abgearbeitet werden. So kann ein einzelner Klick im Mail-Editor des INEXSO ERM auf ein vorher angelegtes Makro eine Reihe von Einzelschritten auslösen (z. B. Zwischeninformation an den Kunden versenden, Recherche beim externen Logistiker inkl. Reminder/Nachfassen zur Lieferzeit, wenn nicht innerhalb einer zeitlichen Vorgabe reagiert wird).

Ein gern genutztes Makro im Touristikbereich ist z. B. die Abbildung eines „Noshow“ Workflow: Ein Reisebüro meldet, dass ein Kunde nicht gereist ist. Der Touristiker muss als Folge beim Hotel und bei der Airline nachfragen, ob der Kunde wirklich nicht angereist ist. Das zugehörige Makro erstellt auf die Mail des Reisebüros eine Rückfrage an Airline und Hotel, indem es nach der jeweiligen Zieladresse und Buchungsnummer fragt. Zusätzlich wird die Info an das Reisebüro übermittelt, dass bei den Dienstleistern nachgefragt wird und nach Rückmeldung von diesen den Stornobedingungen entsprechend storniert werden kann. Zusammengefasst ersetzt ein einzelner Klick auf das Makro „Noshow“ das Erstellen und Schreiben von 3 Mails. Raffiniert, oder?

Trigger

Die Redewendung „Das triggert mich“ ist vor allem bei der jüngeren Generation weit verbreitet. Doch auch im E-Mail-Management kommen Trigger zum Einsatz. Ein Trigger ist ein durch einEvent(Liegezeit, Anzahl, Statuswechsel etc.) automatisch ausgelöstesMakro. Sind z. B. mehr als 48 Stunden ohne menschliche Reaktion auf eine Anfrage vergangen, wird ein automatischer Zwischenbescheid versandt mit Hinweis auf erhöhtes Anfragevolumen und der Bitte an den Kunden, auf Nachfragen zu verzichten.

 

Abpraller

Bounce-Management

Hier ist nicht etwa der typische Abpraller aus dem Fußball gemeint. Nein. Auch in der E-Mail Kommunikation kann es hin und wieder vorkommen, dass eine Mail beim Kundennichtankommtund quasi abprallt. Dieses sogenannte Bouncing kann viele Gründe haben (Postfach voll, Mail-Server nicht erreichbar, Urlaubsabwesenheit, Postfach verlassen). Gerade bei dringenden Mails (kurzfristige Flugzeitenänderung, rechtliche Termine wie Anwaltsfristen etc.) ist es aber umso wichtiger, denGrundfür das Bouncen zu erfahren und das Problem zu beheben.

 

Serienbrief

Sammelnachrichten

Sammelnachrichten sind nicht zu verwechseln mit Newslettern. Newsletter werden an eine große Subscriber-Liste versendet, während Sammelnachrichten zum Einsatz kommen, wenn ganz bestimmteKundengruppenzu einem Sachverhalt informiert werden müssen. Ein Beispiel wäre eine Sammelmail an Kursteilnehmer, die mit der Mail ihren individuellen Onlinezugang zum Kurs erhalten.

 

Verankerung

Webhooks

Sogenannte Webhooks eignen sich für die Automatisierung von Workflows, Echtzeit-Benachrichtigungen und die Integration von3rd-Party-Software. Dabei wird der Zielserver über eine URL (deswegen Webhook) angesprochen. Die verwendete URL muss in der Lage sein, HTTP-Anfragen zu verarbeiten. Da die URL prinzipiell von jedem aufgerufen werden kann, ist die Verifizierung des Aufrufs (hier: durch INEXSO) wichtig. Im Gegensatz zu Schnittstellen (API) sendet ein Webhook Informationen automatisch an die definierte URL, sobald das definierte Ereignis eintritt.

 

Fazit: Zusammengefasst gibt es bereits jetzt eine Menge Funktionen, die vollautomatisch im Hintergrund ablaufen können, ohne dass z. B. der Einsatz von KI notwendig ist. Wichtig ist an dieser Stelle zu sagen, dass Funktionen wie Webhooks, Makros, Trigger etc. nicht in klassischen E-Mail-Programmen wie Outlook integriert sind. Professionelle E-Mail-Software wie das INEXSO ERM ermöglichen dagegen eine vielseitige Prozessautomatisierung und folglich auch eine Effizienzsteigerung.